صياغة الرسائل الموجَّهة لكبار المسؤولين التنفيذيين مرحباً بك في دورة صياغة الرسائل الموجَّهة لكبار المسؤولين التنفيذيين. في هذه الدروس، ستتعلم كيفية اختيار طرق التواصل الأفضل لرسالتك وموقفك، وستتعلم أفضل الممارسات لاستخدام كل طريقة من طرق التواصل. العامل الأهم في اختيار طريقة التواصل مع المسؤولين التنفيذيين، سواء بالبريد الإلكتروني أو الهاتف أو الاجتماع عن بُعد بالفيديو أو وجهاً لوجه، هو ما يفضله المسؤول التنفيذي. أفضل طريقة لمعرفة هذا التفضيل هي الاتصال بمساعد المسؤول التنفيذي أو سكرتيره والاستفسار منه. إذا كنت تخطط للتحدث إلى عدد من المسؤولين التنفيذيين، احرص على الالتزام بما يفضله المسؤول التنفيذي المرجَّح أن يتخذ القرار بشأن الإجراء المطلوب. إليك بعض العوامل الإضافية التي يجب مراعاتها عند اختيار الطريقة الأنسب للتواصل. ما مدى ضرورة تعجيل التواصل؟ هل يجب إخطار المسؤول التنفيذي بمشكلة مُلحة؟ يمكنك إرسال رسالة بريد إلكتروني على الفور أو على الأقل بعد وقت قصير من البحث والتخطيط لها. الاجتماع وجهاً لوجه أو من خلال الهاتف أو الفيديو سيتطلب تحديد موعد على الأرجح. إذا اكتشفت أن المسؤول التنفيذي يفضِّل التواصل وجهاً لوجه، لكن كانت هناك حاجة مُلحة للتواصل، تناول الموضوع في رسالة بريد إلكتروني واطلب مقابلته شخصياً أو عبر الهاتف أو الفيديو. هل هناك حاجة إلى رد فوري؟ هذا المعيار مشابه للضرورة المُلِحة، لكن طريقة الاتصال المُثلى ليست البريد الإلكتروني لأن مستلم الرسالة ليس مضطراً للرد على الفور. يُعد الهاتف أو الاجتماع بالفيديو أفضل الخيارات إذا كنت بحاجة إلى رد سريع. قد يكون موضوع التواصل حساساً بشكل خاص ويتضمن مشكلات مثيرة للجدل أو تمس أمن المؤسسة. قد يشمل أيضاً أشخاصاً لا ينبغي الكشف عن هوياتهم. في هذه المواقف أيضاً، يكون التواصل عبر الهاتف أو وجهاً لوجه هو الخيار الأكثر حكمة. إذا كنت بحاجة إلى سجل مكتوب بمحتوى التواصل لتتبُّع تاريخ المشكلة مثلاً، يصبح البريد الإلكتروني هو الخيار المنطقي. برغم إمكانية تسجيل الاجتماعات عبر الهاتف والفيديو والاجتماعات الشخصية، لكن تفريغ الملفات الصوتية يستغرق وقتاً طويلاً. هل رسالتك تحمل أخباراً سيئة؟ النهج الشخصي هو الأفضل في هذه الحالة، لذلك فإن الاجتماع وجهاً لوجه هو الخيار الأمثل. لكن في بعض الأحيان لا يكون اللقاء وجهاً لوجه خياراً واقعياً، خاصة منذ تفشي جائحة كورونا وانتقال أعداد كبيرة من الموظفين للعمل عن بُعد قد تمنعك المسافة من لقاء المسؤول التنفيذي الذي تريد التواصل معه. وينطبق الشيء نفسه على المؤسسات الكبيرة، حيث يعمل المسؤول التنفيذي الذي تحاول مقابلته في مقر الشركة الرئيسي بعيداً عن موقعك. قد تكون في موقف يتطلب ضرورة بناء الصلة والألفة خلال الحوار. إذا كنت لا تعرف المسؤول التنفيذي المستهدف جيداً أو لم تُتح لك الفرصة لبناء صلة معه قبل الاتصال الذي تخطط له، فقد يكون من الأفضل أن تقابله وجهاً لوجه. قد تحتاج إلى بناء الثقة مع المسؤول التنفيذي قبل أن يقرر كيفية التعامل مع المشكلة. سيكون من الأسهل عليك بناء هذه الثقة مع المسؤول التنفيذي في نفس الغرفة. اجتماعات الفيديو أيضاً خيار مقبول في هذه الحالات. في البحث الذي تجريه قبل التواصل، يجب أن تكتشف مدى إلمام المسؤول التنفيذي بالفعل بالرسالة التي تخطط لها. لأنك لا تريد إثقال المكالمة الهاتفية أو الاجتماع المباشر بتفسيرات كثيرة، يُعد البريد الإلكتروني خياراً جيداً هنا. من الأفضل أن يكون نص رسالة البريد الإلكتروني موجزاً مع إرفاق الملفات الأساسية عن الموضوع بالرسالة. إذا كان موضوع الرسالة معقداً لدرجة لا تسمح بوقتٍ كافٍ للشرح، أرسل رسالة بريد إلكتروني موجزة مع التوضيح في المرفقات. أحياناً، قد يكون من الأفضل شرح التعقيدات وجهاً لوجه، خاصة إذا كان للوسائل البصرية دور مهم في التواصل. لكن انتبه، فقد يكون الوقت المتاح لتوصيل رسالتك محدوداً. تذكر أن من الذكاء دائماً أن تتوقع ما قد يطلبه المسؤول التنفيذي بعد التواصل معه، بل والأكثر ذكاءً أن تتوقع مستوى الأسئلة التي ستثيرها رسالتك لديه. الهاتف أو الاجتماع بالفيديو أو اللقاء وجهاً لوجه ستكون أفضل الخيارات لأي رسالة قد تثير أي أسئلة، ولكن من الأفضل التفكير فيما إذا كان احتمال وجود أسئلة متعددة يعني أن الرسالة بالغة الغموض أو ليست مفصَّلة بما يكفي.