استهلال رسائل البريد الإلكتروني المهنية لإعطاء الانطباع الصحيح للقارئ، يوجد العديد من العناصر التي يجب مراعاتها عند صياغة رسالة بريد إلكتروني مهنية. ستتعرف في الدروس التالية على كيفية كتابة الموضوع المناسب واستخدام تحية ومقدمة رسمية بالإضافة إلى أهمية استخدام عنوان بريد إلكتروني مهني. إلى جانب اسمك وعنوان بريدك الإلكتروني، يُعد الموضوع الخانة الأولى والوحيدة التي يراها المستلم عند وصول رسالتك الإلكترونية إلى صندوق بريده الوارد. ويقرر المستلم أن يفتح الرسالة على الفور أو لاحقاً أو تجاهلها تماماً بناءً على سطر الموضوع. كتابة سطر الموضوع بأسلوب واضح ومباشر وهادف تشجع القارئ على الانتباه للمعلومات المنقولة. سطور الموضوع الأكثر فعالية تلخص محتوى البريد الإلكتروني في أقل عدد ممكن من الكلمات. إذا كان البريد الإلكتروني يتناول عدة موضوعات، يجب أن يشير سطر الموضوع إلى الرسالة الأكثر أهمية. مثلاً، إذا أرسلت رسالة بريد إلكتروني تتناول العديد من الاجتماعات المقرر عقدها خلال الأسبوع ورسالة مهمة حول وضع الميزانية، فيمكن كتابة سطر الموضوع على النحو التالي: الجدول الأسبوعي ومستجدات مهمة حول وضع الميزانية. يساعد سطر الموضوع الموظفين في إدارة وقتهم وإعطاء الأولوية لمهام معينة من خلال مساعدتهم في تحديد الوقت المناسب لقراءة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها. استخدم الحروف الكبيرة وعلامات الترقيم للتأكيد على أجزاء من سطر الموضوع ونقل الرسالة الأكثر أهمية. توفر بعض خوادم البريد الإلكتروني خاصية وضع علامة على رسالة البريد الإلكتروني للإشارة إلى أنها رسالة عاجلة أو طارئة أو مهمة. إذا قررت استخدام هذه العلامات، فمن الضروري تمييز رسائل البريد الإلكتروني بالشكل الصحيح. وضع علامة "مهم" على كل رسالة قد يدفع القراء إلى تجاهل هذه العلامات. إذا كانت رسالة بريدك الإلكتروني تحتوي على مرفق مهم أو رابط إلكتروني فيُفضَّل أيضاً ذكر ذلك في سطر الموضوع. من المرجح أن يفتح الأشخاص رسالة بريد إلكتروني إذا علموا أنها تحتوي على مصدر مفيد. إذا كانت رسائل البريد الإلكتروني تتطلب إجراءات معينة مثل الرد الفوري أو إجراء مكالمة هاتفية يمكنك إخطار المستلمين بهذه الإجراءات في سطر الموضوع ثم تكرار هذه المعلومات في نص الرسالة مما يضمن إلمام القارئ بما هو متوقع منه حتى قبل فتح رسالة البريد الإلكتروني.