البريد الإلكتروني والاتصالات المهنية كيف تبدو رسائل البريد الإلكتروني المهنية؟ في الدروس التالية، ستتعرف على كيفية إرسال رسالة بريد إلكتروني ملائمة من خلال تحديد المستلم والغرض وأسلوب الكتابة. المعرفة التي ستكتسبها من هذه الدروس ستساعدك على تحديد ما إذا كان البريد الإلكتروني هو أفضل وسيلة لإرسال رسالتك، وكيفية كتابة رسالة إلكترونية بأسلوب واضح ومباشر. يوجد العديد من أشكال التواصل التي يستخدمها الأشخاص في العمل أو المنزل أو في حالات أخرى. ويتواصل الأشخاص من أجل أربعة أسباب رئيسية هي نقل المعلومات والتأثير على الآخرين والتعبير عن المشاعر وتلبية التوقعات الاجتماعية. تتبع الاتصالات المهنية المبادئ الأساسية نفسها. الاتصالات المهنية هي نوع محدد من أنواع التواصل. لتتمكن من التواصل في عالم الأعمال بنجاح وتمثيل الشركة على أفضل نحو، يستطيع المحترفون اتباع المبادئ التوجيهية المقترحة حتى يتمكنوا من تقديم أفضل ما لديهم أثناء التواصل مع زملاء ورفاق العمل وعملائهم ورؤسائهم. في بيئة العمل الحديثة، تُجرى العديد من المعاملات التجارية من خلال منصات إلكترونية. وفقاً لدراسة أجرتها مجلة هارفارد بزنس ريفيو، يقضي الرؤساء التنفيذيون 24% من أوقاتهم في التواصل الإلكتروني حيث تكون اجتماعات الفيديو والمكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني على رأس تلك القائمة. وبالرغم من ظهور تقنيات أخرى، لا يزال البريد الإلكتروني يحتل مكانة بارزة بين وسائل التواصل في عالم الأعمال. عندما يحاول المحترفون تعلم الممارسات الجيدة لاستخدام البريد الإلكتروني، تصل الرسائل إلى العملاء أو الزملاء بأسلوب لائق وفعال. توجد أربعة أنواع رئيسية من الاتصالات المهنية: اتصالات تصاعدية وتنازلية وأفقية وخارجية. الاتصالات التصاعدية والتنازلية والأفقية جميعها أشكالاً للتواصل الداخلي أي أنها تحدث داخل المؤسسة. بينما يحدث التواصل الخارجي بين شخص ما داخل الشركة وشخص آخر خارج المؤسسة مثل العميل أو المستهلك. يتضمن الاتصال التصاعدي موظفاً يشغل مركزاً وظيفياً برتبة منخفضة يرسل معلومات إلى موظف آخر يشغل مركزاً وظيفياً برتبة أعلى مثلما يحدث عندما يرسل موظف تقرير العمل إلى المدير. بينما يتضمن الاتصال التنازلي موظفاً يشغل مركزاً وظيفياً عالي الرتبة يرسل معلومات إلى موظف آخر يشغل مركزاً وظيفياً أقل في الرتبة، مثلما يحدث عندما يرسل المشرف مراجعة أداء إلى أحد أعضاء فريقه. يتضمن الاتصال الأفقي نشر المعلومات بين الموظفين من الرتبة نفسها، مثلما يحدث عندما يرسل موظف سؤال يتعلق بالعمل إلى موظف آخر مكلف بأداء المسؤوليات المهنية ذاتها. يتضمن الاتصال الخارجي جميع الاتصالات المرسلة إلى الأشخاص خارج المؤسسة والمستلمة منهم. قد يشمل ذلك العملاء والمستثمرين والمحامين وعموم الناس. مثلاً، عندما تصدر شركة بياناً صحفياً حول تغيير في منتجاتها أو خدماتها. الأفراد الذين يميزون بين هذه الأشكال الأربعة المختلفة للتواصل يستطيعون تحديد الأسلوب المناسب وفق ما يلبي توقعات المتلقين. يرفع هذا الوعي من النزاهة المهنية للمؤسسة ويضمن أن تتم جميع التعاملات التجارية بكفاءة وفعالية.