La conservation des documents

Name: La conservation des documents
Author: Diane Martin

Découvrez comment conserver une documentation défendable.

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Cours : à la demande

(musique lumineuse) Bienvenue à la conservation des documents, où nous explorerons les procédures de stockage des documents. Dans ces leçons, vous apprendrez certaines des options que les organisations peuvent envisager au moment de décider de la meilleure façon de gérer la grande quantité de documents sur le lieu de travail accumulé au fil du temps. Vous découvrirez également les implications de stockage de documents numériques, et ce qui le distingue du stockage physique. La plupart des organisations qui gèrent des établissements physiques accordez généralement une attention particulière à la façon dont l'espace est utilisé. C'est parce qu'une entreprise est généralement facturée pour la location de bureaux en fonction de la superficie réelle en pieds carrés utilisée. Étant donné le volume de documents que la plupart des organisations gèrent, cela met l'espace de bureau à une prime. Pour de nombreuses organisations, décider de la meilleure façon de gérer les coûts signifie avoir à prendre des décisions importantes sur les documents à conserver. Il n'est pas du tout inhabituel que certains aient besoin des services des sociétés de stockage extérieures. Décisions relatives aux types de documents vous pouvez stocker ou mettre au rebut nécessitent un examen de plusieurs facteurs. L'une des premières décisions que prend une organisation est de savoir si quelque chose est ou n'est pas un document. Selon Merriam-Webster, un document est un original ou document officiel invoqué comme base, preuve, ou soutien de quelque chose, ou un écrit véhiculant une information. Compte tenu de cette définition, il ne fait guère de doute que quelle que soit la taille de l'organisation, une grande partie de la façon dont les affaires sont menées s'appuie à la fois sur des documents imprimés et électroniques. Et il ne manque ni l'un ni l'autre. Ces documents comprennent des notes internes, correspondance externe, factures, Reçus, carnets de voyage, communiqués de presse, e-mails, carnets de santé, et les dossiers du personnel, pour n'en nommer que quelques-uns. Une fois que vous avez déterminé lequel de vos papiers ou d'autres fichiers sont des documents, vous devrez déterminer ce que vous pouvez garder et ce dont vous pouvez vous débarrasser. Dans certains cas, une organisation peut sembler avoir libre cours quant à ce qu'il peut faire de ses documents. Par exemple, un directeur de publicité, en l'absence d'une politique déclarée, peut probablement disposer en toute sécurité d'un projet de proposition qu'ils ont développé et dont l'entreprise n'avait pas besoin ou n'approuvait pas. En revanche, l'accord de non-concurrence d'un ancien salarié devra probablement être conservé. La conservation des documents peut être motivée par des influences extérieures. Les règles et réglementations exigent souvent des organisations conserver certains types de documents, mais peut varier selon l'emplacement. Dans le Massachusetts, une organisation est requise conserver les registres de présence six ans à compter de la cessation d'emploi d'un employé. La loi fédérale américaine, cependant, oblige les organisations à conserver des registres de présence pendant un an après la cessation d'emploi. En Grande Bretagne, certains dossiers doivent être conservés pendant trois ans.

Intermédiaire Fournisseur : Diane Martin 7 leçons · 23m en Arabe, Allemand, Anglais, Espagnol, Français, Portugais, Chinese

Description du cours

Dans ces leçons, nous examinerons les contraintes que les managers et les superviseurs doivent comprendre concernant la manière dont certains types de documents doivent être stockés, gérés et récupérés. Nous discuterons des types de documentation qui constituent une bonne documentation et de ceux qui constituent une mauvaise documentation. Nous discuterons également de la façon de distribuer correctement la documentation.

Ce que vous allez apprendre

Identifier le but principal de la conservation des documents sur le lieu de travail
Récupérer la documentation quand cela est nécessaire
Distinguer entre la bonne et la mauvaise documentation
Garder les documents en sécurité et correctement stockés
Déterminer ce qui doit être documenté
Gérer et distribuer les documents de manière appropriée

Points clés à retenir

Les gestionnaires et les superviseurs font face à des contraintes quant à la façon dont certains types de documents doivent être stockés, gérés et récupérés.
Il existe une différence significative entre une bonne et une mauvaise documentation.
La documentation doit être distribuée de manière appropriée.
Les documents doivent être protégés par un stockage adéquat.
Le cours aborde le but fondamental de la conservation de la documentation et la manière de la récupérer.

Foire aux questions

À qui s'adresse ce cours ?

Il s'adresse aux managers et superviseurs qui doivent comprendre les contraintes liées à la manière dont certains types de documents sont stockés, gérés et récupérés.

Que couvre ce cours ?

Il examine la manière dont les documents doivent être stockés, gérés et récupérés, la différence entre une bonne et une mauvaise documentation, ainsi que la manière de distribuer correctement la documentation.

Qu'est-ce que je vais apprendre à faire ?

Vous apprendrez le but fondamental du stockage de la documentation, comment la récupérer, et la différence entre une bonne et une mauvaise documentation.

Quels sujets sont inclus dans les leçons ?

Les leçons abordent le maintien des documents de travail, ce qui doit être documenté, comment protéger les documents, la mauvaise documentation, la bonne documentation, ainsi que le stockage, la gestion et la distribution appropriés des documents, suivies d'un test de connaissances.

Y a-t-il une évaluation dans ce cours ?

Oui, le cours se termine par une leçon Testez vos connaissances.