Conservação de documentos

Name: Conservação de documentos
Author: Diane Martin

Aprende como manter a documentação defensável.

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Curso: sob demanda

(música brilhante) Bem-vindo a manter documentos, onde exploraremos os procedimentos de armazenamento de documentos. Nestas lições, você aprenderá sobre algumas das opções que as organizações podem considerar ao decidir a melhor maneira de gerenciar a grande quantidade de documentos do local de trabalho acumulada ao longo do tempo. Você também aprenderá sobre as implicações de armazenamento de documentos digitais, e o que o diferencia do armazenamento físico. A maioria das organizações que administram estabelecimentos físicos geralmente prestam muita atenção em como o espaço é utilizado. Isso porque uma empresa geralmente é cobrada para locação de escritório com base na metragem quadrada real usada. Dado o volume de documentos que a maioria das organizações gerencia, isso valoriza o espaço do escritório. Para muitas organizações, decidir como gerenciar melhor os custos significa ter que tomar decisões importantes sobre quais documentos manter. Não é incomum que alguns requeiram os serviços de empresas de armazenamento externas. Decisões relacionadas a quais tipos de documentos você pode armazenar ou sucatear requerem um exame de múltiplos fatores. Uma das primeiras decisões que uma organização toma é se algo é ou não é um documento. De acordo com o Merriam-Webster, um documento é um documento original ou papel oficial invocado como base, prova, ou suporte de algo, ou um escrito transmitindo informações. Dada essa definição, há pouca dúvida que, independentemente do tamanho da organização, muito de como os negócios são conduzidos depende de documentos impressos e eletrônicos. E também não falta. Esses documentos incluem memorandos internos, correspondência externa, faturas, recibos, registros de viagens, comunicados de imprensa, e-mails, registros de saúde, e arquivos pessoais, só para citar alguns. Depois de determinar quais de seus papéis ou outros arquivos são documentos, você terá que determinar o que pode manter e o que você pode descartar. Em alguns casos, uma organização pode parecer ter reino livre em termos do que pode fazer com seus documentos. Por exemplo, um executivo de publicidade, na ausência de uma política declarada, provavelmente pode descartar com segurança um rascunho de proposta que eles desenvolveram que a empresa não precisava nem aprovava. Por outro lado, o acordo de não concorrência de um ex-funcionário provavelmente precisaria ser retido. A retenção de documentos pode ser motivada por influências externas. Regras e regulamentos geralmente exigem que as organizações para manter certos tipos de documentos, mas pode variar de acordo com a localização. Em Massachusetts, é necessária uma organização para manter registros de presença seis anos a partir da rescisão do contrato de trabalho do empregado. A lei federal dos EUA, no entanto, exige que as organizações mantenham registros de presença por um ano após a rescisão do contrato de trabalho. Na Grã-Bretanha, certos registros devem ser mantidos por três anos.

Intermediário Fornecedor : Diane Martin 7 lições · 23m em Árabe, Alemão, Inglês, Espanhol, Francês, Português, Chinese

Descrição do curso

Nestas lições, examinaremos as restrições que gestores e supervisores devem entender sobre como certos tipos de documentos devem ser armazenados, geridos e recuperados. Discutiremos quais tipos de documentação são boa documentação e quais tipos de documentação são má documentação. Também discutiremos como podes distribuir adequadamente a documentação.

O Que Você Vai Aprender

Identificar o propósito básico de armazenar documentação no local de trabalho
Recuperar documentação quando necessária
Distinguir entre boa documentação e má documentação
Manter documentos seguros e armazenados adequadamente
Determinar o que deve ser documentado
Gerenciar e distribuir documentos adequadamente

Principais Conclusões

Gerentes e supervisores enfrentam restrições sobre como certos tipos de documentos devem ser armazenados, gerenciados e recuperados.
Há uma diferença significativa entre boa documentação e má documentação.
A documentação deve ser distribuída adequadamente.
Os documentos precisam ser mantidos seguros através do armazenamento adequado.
O curso abrange o propósito básico de armazenar documentação e como recuperá-la.

Perguntas Frequentes

Para quem é este curso?

É direcionado a gerentes e supervisores que devem entender as restrições sobre como certos tipos de documentos são armazenados, gerenciados e recuperados.

O que este curso abrange?

Ele examina como os documentos devem ser armazenados, gerenciados e recuperados, a diferença entre boa e má documentação e como distribuir adequadamente a documentação.

O que vou aprender a fazer?

Você aprenderá o propósito básico de armazenar documentação, como recuperar documentação e a diferença entre boa e má documentação.

Quais tópicos estão incluídos nas lições?

As lições abrangem manutenção de documentos do local de trabalho, o que deve ser documentado, como manter documentos seguros, má documentação, boa documentação e armazenar, gerenciar e distribuir documentos adequadamente, seguidas por um teste de conhecimento.

Existe uma avaliação neste curso?

Sim, o curso conclui com uma lição Teste Seus Conhecimentos.