وضع الميزانية لنناقش كيفية وضع ميزانية بطريقة صحيحة. في هذه الدروس، ستتعلم كيفية تطبيق أساليب تقدير التكلفة واستخدام المعلومات المجمعة حول الموارد لوضع ميزانية. ثم سنلقي نظرة على تفاصيل أخرى متضمنة في عملية وضع الميزانية وكيفية صياغة الميزانية. من الجوانب المهمة في التخطيط ووضع الميزانيات تقدير جميع التكاليف المتضمنة. لنلقِ نظرة على بعض الممارسات التي يمكنك تطبيقها لتحسين تقديراتك. التقدير هو عملية تقييم لنتيجة كَميَّة، في المقام الأول، أفضل طريقة لتسجيل التقديرات هي النطاقات كالنطاق بين ألف وألفي دولار أو 1500 دولار مع الزيادة أو النقصان بنسبة 10%. الأرقام الفردية القائمة بذاتها تُستخدم للتعبير عن البيانات والحقائق. يجب كذلك أن تكون التقديرات الأولية ضمن هيكل تقسيم العمل. ولأن العمل المطلوب تنفيذه بالضبط ليس معروفاً بدقة في هذه المرحلة، تخضع تقديرات هيكل تقسيم العمل للمراجعة والتحديث قبل إدراجها في الميزانية. للحصول على أفضل نتيجة ممكنة، من الأفضل الإحصاء والقياس والحساب كلما أمكن. مثلاً، إذا كانت إحدى المعدات تتطلب 10 جالونات من الوقود وكان متوسط التكلفة لكل جالون 4 دولارات، فتقدير التكلفة هو 40 دولاراً دون الحاجة إلى تقدير. عند التقدير يجب أن تعلم أن هناك مجال للشك دائماً لكن، لن تجد دائماً إجابة صحيحة واحدة. كثيراً ما ستبني تقديراتك على حسابات تقريبية وبعض الافتراضات. مثلاً، وفقاً لمستوى خبرتهم، المقاولون المحترفون الذين نستعين بهم لإجراء إصلاحات منزلية كثيراً ما يقدمون عروض أسعار بقيمتها لكل قدم مربعة. ومبرمجو الكمبيوتر يمكنهم مراجعة عدد معين من السطور البرمجية في اليوم لتقديم عرض سعر. إذا لم تكن متأكداً من بعض التقديرات، قد تجد الحل في التقدير الثلاثي. في التقدير الثلاثي، عليك النظر في ثلاث حالات: التقدير الأرجح وأفضل تقدير وأسوأ تقدير ثم اجمع الأرقام الثلاثة معاً واقسم الناتج على ثلاثة. سيساعدك التقدير الثلاثي في التعامل مع جزء من هذا الشك. مثلاً، لننظر في عملية تقدير سعر الوقود مرة أخرى. لنفترض أنك تعتقد أنه على الأرجح ستكون التكلفة 4 دولارات للجالون. إذا كانت الأسعار في طريقها للارتفاع قد تضع سعر 4 دولارات ونصف للجالون في خانة أسوأ تقدير. ومن ناحية أخرى، توجد احتمالية ضعيفة لانخفاض سعر البنزين مما يمكنك من استخدام أفضل تقدير وتحديده بسعر 3 دولارات و90 سنتاً للجالون. وبجمع الأرقام الثلاثة معاً ثم قسمتها على ثلاثة، يصبح تقدير التكلفة 4,13 دولاراً للجالون أو 41,30 دولاراً لكل 10 جالونات. يُعرَف البدء بهيكل تقسيم العمل بالتقدير التصاعدي. لكن أحياناً عندما لا تمتلك الحقائق الكافية للتقدير، يمكن أن تستخدم خبرتك أو القواعد الأساسية لوضع تقدير يُعرف باسم التقدير التنازلي. تجمع التقديرات المنطقية بين الخبرة المهنية والحكم الجيد مع مراجعة بعض الخبراء بشكل مستقل. كما تتطلب التقديرات التحقق من صحتها. ومن الطرق السهلة للتحقق من التقديرات التأكد من معرفة القيمة الأسيَّة الصحيحة. ستساعدك القيمة الأسيَّة في تحديد ما إذا كان تقديرك قريباً أم لا، فتتأكد من اقتراب القيمة من فئة العشرات أو المئات أو الآلاف أو أكثر. كما أن القيمة الأسيَّة يمكن أن تمنحك تخميناً أولياً جيداً يمكن تنقيحه لاحقاً. تحقق من صحة تقديراتك بتطبيقها على حقائق موضوعية قابلة للقياس مثل حقائق هيكل تقسيم العمل ثم مراجعة نفس التقدير وفقاً لتقديرات تقريبية خاصة مثل القواعد الأساسية أو المبادئ الإرشادية في مجال العمل. قد ترغب كذلك في استخدام أساليب متعددة لعدد من المتخصصين في التقدير قبل جمع النتائج والوصول إلى تقدير نهائي. التقدير عمل جماعي والحصول على آراء من مصادر إضافية سيساعد في زيادة دقة التقدير. للنجاح في التقدير، ضع خطوات محددة واتبعها وتأكد أن هذه الخطوات تتضمن مراجعة التقدير. اجمع المدخلات من جميع المصادر ذات الصلة، بما في ذلك الخبراء في التخصص ومجال العمل ممن يتمتعون بدراية كبيرة بالمشروع. تتطلب التقديرات كذلك موافقة جميع الأطراف المعنية، بداية من الراعي التنفيذي إلى فريق العمل الخاص بالمشروع. فوجود الموافقة والدعم يعني توافق الجميع وضمان تعاونهم معاً من أجل نجاح المشروع. لكن لا يخلو التقدير من الصعاب ففي المشروعات الكبيرة والمعقدة، يلزم وجود فريق مخصص لعملية التقدير. كما أن الخطة العامة للمشروع يجب أن تشمل الوقت الكافي لمراجعة الأسلوب المتبع وتوقع الحلول مع الأطراف المعنية قبل إتمام المهمة. يجب كذلك أن يتوفر الوقت الكافي للمراجعة مع خبراء خارج نطاق فريق المشروع. باتباع هذه النصائح والأساليب، ستنجح في وضع أفضل ميزانية ممكنة.
