إدارة النمو واستدامته ماذا تفعل لإدارة نمو مشروعك واستدامته؟ لنلقِ نظرة على أهمية ضبط الحسابات وتسعير المنتجات وعمليات التحكم وعدم اليقين الاقتصادي وكيفية تمويل التوسع المستقبلي. في عالم الإنترنت اليوم، يستطيع الأشخاص الوصول إلى جميع أنواع البيانات فوراً. قد يكون هذا مفيداً للغاية لأصحاب المشاريع الصغيرة. يجب تخزين بيانات المشاريع المهمة للرجوع إليها في المستقبل. يمكن استخدام هذه السجلات للتنبؤ بتكاليف بدء التشغيل، والمخزون والتمويل ومجموعة من مصروفات العمل التجاري الأخرى مثل توقعات الإيرادات وقوائم العملاء والمبيعات المحتملة والمصروفات الأخرى ذات الصلة. يجب أن تكون سجلات المشروع دقيقة للغاية لأنها تخبرنا عن ظروف نشأة المشروع وكذلك ظروف نموه وازدهاره. حفظ السجلات هي عملية قائمة بذاتها، لكنها مصاحبة لعملية ضبط الحسابات، حيث تعمل كوثائق دعم لمدخلات ضبط الحسابات. السجلات هي مستندات مصدر تُستخدم في عمل مدخلات ضبط الحسابات الخاصة بالمشروع، وتتولى دوراً حيوياً في إثبات شرعيتها. مدخلات ضبط الحسابات التي لا تحتوي على سجلات داعمة قد تمنح المؤسسة سمعة عدم الالتزام بالمعايير المالية والمحاسبية المقبولة. عندما تنشئ شركة ما نظاماً أساسياً لحفظ السجلات، فإنها توفر أساساً لاتخاذ القرارات الإدارية، جنباً إلى جنب مع الأدلة الداعمة لمصداقية العمل التجاري. تعتمد مؤسسات الإقراض والهيئات التنظيمية والوكالات الحكومية والعملاء جميعاً على سجلات أعمال دقيقة لإجراء الأعمال التجارية أو ضمان الامتثال. يمكن أن تساعد السجلات الشركات في تبرير الإعفاءات الضريبية، وتقديم مبررات للقروض، وتقدم المعلومات المطلوبة للمديرين لاتخاذ قرارات سليمة، وتقديم دليل على جميع مراحل العمليات التجارية. سوف تطلب مؤسسات الإقراض من الشركة تقديم نسخ من السجلات أو البيانات المالية التي تم إنشاؤها من خلال إجراءات محاسبية موثوقة ومعتمدة. يعد هذا جزءاً من عملية الموافقة على القرض. يوفر تسجيل العمليات الحسابية التحليل الرسمي لحفظ السجلات أي أن السجلات هي مستندات المصدر التي يتم ترجمتها إلى مدخلات دفتر اليومية كمبلغ دائن ومَدين في نظام ضبط الحسابات. بدون هذه السجلات، سيكون من المستحيل التحقق من سبب ارتباط المدخلات اليومية بالحسابات المالية . من الصعب أيضًا تحليل السجلات المستقلة ورسم صورة لكيفية أداء المشروع دون استخدام ضبط الحسابات وبرامج المحاسبة المتطورة. سيأخذ هذا البرنامج جميع البيانات المجمعة من السجلات ويوفر تمثيلات جرافيكية بسيطة لمقدار الأموال الواردة والصادرة. ضبط الحسابات وحفظ السجلات هما وظيفتين مستقلتين ولكن يجب أن يعملا جنباً إلى جنب لتزويد المشروع بمعلومات مالية دقيقة وموثوقة، بما يمنح المشروع الشرعية والاستدامة.