(música animada e alegre) Quais são os princípios básicos para escrever um e-mail de atendimento ao cliente? Existem algumas coisas que você precisa saber que vamos examinar aqui. A chave para escrever e-mails comerciais é planejar antes de escrever. Você precisa saber o básico do conteúdo e formato de um e-mail, como escrever em tom profissional, e como fazer um e-mail escaneável que pode ser rapidamente examinado e digerido. Você também precisará conhecer algumas regras básicas de etiqueta e alguns erros comuns a serem evitados ao escrever e-mails. Os e-mails devem ser breves, mas informativos. Portanto, seu plano deve identificar e centrar nessas considerações importantes. Para quem você está escrevendo? Qual é o teu objetivo? Como você pode tornar sua escrita mais eficaz? E com que rapidez você deve enviar o e-mail? Faça pesquisas para descobrir quem é seu mercado-alvo. Explore o banco de dados de sua empresa e aprenda o máximo que puder sobre seus clientes. Isso ajudará você a determinar a linguagem apropriada para usar ao se comunicar com eles. E certifique-se de personalizar seus e-mails de saudação para que seu cliente se sinta especial. Qual é o objetivo ou propósito do seu e-mail? Você está: Dando boas notícias a um cliente insatisfeito? Dar más notícias a um cliente por exemplo, o pedido deles foi atrasado ou está fora de estoque? Recebendo um novo cliente? Escrevendo para um ex-cliente para fazer com que ele devolva? Ou notificando sua base de clientes sobre um produto novo ou melhorado? Seja qual for o motivo para escrever, você quer ter certeza que seu e-mail solidifique seu relacionamento com o cliente. Dê a eles um motivo para ficarem com você. Mas como você faz isso? Você precisa tornar sua escrita mais eficaz e seja claro em seu conteúdo. Use um dicionário e um dicionário de sinônimos se precisar e peça a um colega de trabalho que leia seu e-mail antes de enviá-lo. Diga também a seus clientes por que você está escrevendo. Se você tiver que dar más notícias aos clientes, diga a eles como você resolverá o problema e agradeço a eles por sua paciência dando a eles um desconto no próximo pedido. Qual é a hora certa para você enviar o e-mail? Depende da situação. Se você está respondendo a um cliente, envie seu e-mail em 24 horas. Qualquer coisa mais do que isso pode fazer com que os clientes se sintam ignorados. Os clientes esperam uma resposta rápida, e se eles sentem que suas preocupações não estão sendo tratados em tempo hábil, eles podem acessar a mídia social para expressar sua desaprovação. Se você estiver enviando um e-mail sobre uma promoção especial, lembre-se de que todas as promoções têm prazos. Emails de marketing devem ser enviados antes da data de lançamento das promoções, não durante ou próximo ao final dos períodos promocionais. Lembre-se de que os clientes têm memória longa sobre como eles são tratados pelo atendimento ao cliente. Certifique-se de que a impressão que você deixa é boa.