Les bases de la gestion documentaire

Name: Les bases de la gestion documentaire
Author: KnowledgeCity

Ce module explique comment identifier différents types de documents commerciaux et créer un système de gestion des documents. Il présente également des…

Preview the first lesson free — get full access to all 4 lessons.

Demander une démo Se connecter

Cours : à la demande

(musique légère) Chaque entreprise crée une grande quantité de différents types de documents mais seuls certains peuvent être considérés comme des records. Heureusement, nous avons quelques conseils sur quels documents commerciaux sont et ne sont pas. Commençons par définir quels documents utilisés par votre organisation sont considérés comme des documents commerciaux. L'Organisation internationale de normalisation a créé une directive pour la gestion des enregistrements et des enregistrements. ISO 15489, définit un enregistrement comme "Information créée, reçus et conservés comme preuves et informations par une organisation ou une personne, en exécution d'obligations légales ou dans la transaction commerciale. " Le mot preuve ici est toute documentation d'une transaction. Cela couvre un large éventail de documents mais nous devons aussi savoir ce qui ne sont pas considérés comme des documents commerciaux. Les non-enregistrements sont des documents tels que des brouillons, feuilles de calcul ou mémos de routine. Ceux-ci n'ont aucune valeur de rétention. Les non-enregistrements incluent également toutes les copies des documents réalisés par commodité ou afin de les distribuer aux employés. Le type de documents commerciaux définis ci-dessus peut être décomposé en quelques catégories générales. Pas toutes les organisations aura tous les disques dont nous parlons. Certaines organisations peuvent également être exigées par la loi pour conserver plus de dossiers que d'autres. Passons en revue chacun de ces éléments. Les dossiers administratifs sont un bon point de départ. Ces enregistrements contiennent généralement des informations sur le fonctionnement de l'entreprise, comme les politiques, les procédures et les directives. Ces enregistrements peuvent inclure; rapports d'audit, registres d'inventaire, correspondance concernant les achats ou le personnel, rapports de recherche et enregistrements téléphoniques. Archives de comptabilité. Ce sont des documents importants que chaque organisation doit conserver. Les registres comptables suivent l'historique des transactions de l'organisation. Voici quelques exemples de registres comptables; relevés bancaires, paie, rapports budgétaires, les comptes débiteurs et les comptes créditeurs, et bilans. Les documents juridiques sont un autre ensemble important de documents. Ces enregistrements peuvent inclure; marques déposées, licences, contrats chartes, informations d'identification fiscale et baux. Et les dossiers du personnel. Chaque organisation qui a des employés aura des dossiers personnels. Ces enregistrements peuvent inclure; applications, records de fréquentation, terminaisons, rapports d'accident, et toute correspondance avec les employés et les candidats. Votre organisation peut avoir plus d'enregistrements ou moins d'enregistrements selon votre secteur d'activité et votre emplacement.

Essentiel Fournisseur : KnowledgeCity 4 leçons · 9m en Arabe, Allemand, Anglais, Espagnol, Français, Portugais, Chinese

Description du cours

Ce module explique comment identifier différents types de documents commerciaux et créer un système de gestion des documents. Il présente également des stratégies de sécurité que vous pouvez utiliser pour garder vos documents confidentiels, aidant ainsi votre entreprise à rester organisée et conforme à la loi.

Ce que vous allez apprendre

Identifier les différents types de dossiers d'entreprise et de documents qui ne sont pas des dossiers
Établir un programme de gestion des dossiers
Gérer les dossiers électroniques
Appliquer des techniques pour protéger les dossiers d'entreprise
Créer un système de gestion des dossiers pour garder les dossiers organisés
Utiliser des stratégies de sécurité pour garder les dossiers confidentiels

Points clés à retenir

Le module explique comment identifier différentes sortes de dossiers d'entreprise et créer un système de gestion des dossiers.
Il présente des stratégies de sécurité qui peuvent être utilisées pour garder les dossiers confidentiels.
Un système de gestion des dossiers aide une entreprise à rester organisée et en conformité avec la loi.
Le cours aborde la gestion des dossiers électroniques dans le cadre d'un programme de gestion des dossiers.
Différentes techniques peuvent être utilisées pour protéger les dossiers d'entreprise.

Foire aux questions

Que couvre ce cours ?

Ce module couvre la façon d'identifier différentes sortes de dossiers d'entreprise et de créer un système de gestion des dossiers. Il présente également des stratégies de sécurité que vous pouvez utiliser pour garder vos dossiers confidentiels, aidant ainsi votre entreprise à rester organisée et en conformité avec la loi.

Quels sujets sont inclus dans les leçons ?

Les leçons couvrent les dossiers d'entreprise, le programme de gestion des dossiers, la gestion des dossiers électroniques et la protection des dossiers.

Quelles compétences puis-je acquérir grâce à ce cours ?

Le cours se rapporte à des compétences telles que la gestion de documents, les systèmes de gestion électronique de documents et de dossiers, la gestion des dossiers médicaux, la gestion des dossiers, la gestion des dossiers de formation, et Certified Records Management.

Ce cours aborde-t-il les dossiers électroniques ?

Oui. L'un des objectifs d'apprentissage est d'apprendre à gérer les dossiers électroniques, et il y a une leçon dédiée à la gestion des dossiers électroniques.

Comment la gestion des dossiers aide-t-elle mon entreprise ?

La création d'un système de gestion des dossiers et l'utilisation de stratégies de sécurité pour garder les dossiers confidentiels aident votre entreprise à rester organisée et en conformité avec la loi.