Microsoft 365 OneDrive (2023): Dateien freigeben

Name: Microsoft 365 OneDrive (2023): Dateien freigeben
Author: Katie Layman

Learn how to share files and folders, which options are available for sharing, how to co-author files, and how to manage file versions

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Kurs: On-Demand

Hello, my name is Katie Lehman, and in these lessons, you will learn how to share files and folders in OneDrive, co -author and share file versions in OneDrive, share folders, stop sharing, and view attachment options. In this lesson, I will show you how to share files and folders in OneDrive. In your Microsoft 365 OneDrive account, select My Files, and then find the file that you would like to share. I would like to share this click on the checkmark next to the file. Next, select the Share button. This will take you to a Send Link Settings window. To see additional settings, click on the link that says Anyone with the link can edit. These are the sharing settings, and let's go through each of the settings and determine which settings are the best for this document. The first setting is called Anyone, so anyone with this link can view the document. It doesn't require a sign -in. So this is for a document that does not need to be secure. If it's a document that is available, like a product information brochure, or some type of flyer, or a logo file that anyone with the link can access, that is what you would set the settings to for that type of file. Now, if you want to only restrict it to people within your organization, so this has Katie Lehman as the organization name, you can select this option, and then people can share it only if they are in the organization. Next, if you go to People with existing access. So this is to reshare with the people who already have access to this document. If it's a new version of the document and you've been working together as a team to collaborate and to add revisions to this document, that is the setting that you would like to use for this particular document. Now the people you choose is if you have specific people that you want to share this with. So if I select that, I will be able to share it with people that are in a group, or if I have their email addresses, or their names. Down here is the option of that they can edit that document. So if it's a document that has already been approved for the final approval and there will be no further revisions to that document, or it's a company HR document or something specific like that and you don't want them to be able to edit that document, select this option, Can View, so they can view the document but they cannot make changes. Or if you would like people to make changes and go through various edits and revisions, select the Can Edit. They can make any changes. So those are the two options with how they can view the document. The next option is to set the link to expire on a certain date. For instance, you can go into the calendar and select it if you want it to be a week away or any time, select that option for when you want it to expire. So yes, go into here, type in your month, day, and year for it to expire. Another security feature is to add a password. So if you set a password, anyone with the link or anyone that you have invited to share this document must enter a password in order to be able to access the document. So once you have these settings figured out and you've set all of the settings up for this document, click Apply and add the names of the people, or if it's going as a link to anyone that has that link, you would select Copy so that that link is created. So it's a shareable link and when you copy it, you can then paste it into any email or on any website or in a newsletter or text it to somebody and they can access the document. And this setting right here, again, is that anyone with the link can edit. Now in your app on your phone and your tablet, you will also have a file explorer type of view for your OneDrive files. So looking at my OneDrive files, if I wanted to share this file, I would simply right -click and select Share, and that will give you the same options and the same share settings window to select those options for that file. So you can share it from anywhere at any time using the app on your phone or tablet or using the web version of Microsoft 365 OneDrive or go into your file explorer as another way to edit. Stay tuned for the next lesson where I will show you how to co -author and share file versions in OneDrive. Thanks for watching!

Wesentlich Anbieter : Katie Layman 3 Lektionen · 19m auf Arabisch, Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Portugiesisch, Chinese

Kursbeschreibung

Sharing a file or folder with one or more people makes collaboration an easy task in Microsoft 365 OneDrive. Keeping track of file versions while working on the same document at the same time can be managed within the OneDrive online browser menu for Version History. To co-author a document, you can share comments and edits, enabling efficient editing and communications regarding the document. Sharing can be stopped at any time, and a previous file version can be restored.

In this course, you will learn how to share files and folders with specific people or with a link, how to set up an expiration date for a link, and how to navigate the sharing menu. We’ll cover how to set up options for sharing with individuals and groups within your organization. Co-authoring files and working with file versions creates a collaborative environment for managing file edits and comments.

Was Sie lernen werden

Teilen Sie Dateien und Ordner in OneDrive mit bestimmten Personen oder mit einem Link
Legen Sie ein Ablaufdatum für einen Freigabelink fest und navigieren Sie im Menü Freigabe
Konfigurieren Sie Freigabeoptionen für Einzelpersonen und Gruppen innerhalb Ihrer Organisation
Identifizieren und stellen Sie den Versionsverlauf einer Datei wieder her
Erstellen Sie gemeinsame Inhalte in Dokumenten, indem Sie Kommentare und Änderungen freigeben
Beenden Sie die Freigabe einer Datei und zeigen Sie Anhangoptionen an

Wichtige Erkenntnisse

Das Freigeben einer Datei oder eines Ordners mit einer oder mehreren Personen macht Zusammenarbeit zu einer einfachen Aufgabe in Microsoft 365 OneDrive.
Dateiversionen können verfolgt werden, während Sie gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, indem Sie das Menü Versionsverlauf in dem Online-Browser von OneDrive verwenden.
Die gemeinsame Erstellung eines Dokuments ermöglicht es Ihnen, Kommentare und Änderungen freizugeben, um effiziente Bearbeitung und Kommunikation über das Dokument zu ermöglichen.
Die Freigabe kann jederzeit beendet werden, und eine frühere Dateiversdion kann wiederhergestellt werden.
Die gemeinsame Erstellung von Dateien und das Arbeiten mit Dateiversionen schafft eine Umgebung der Zusammenarbeit für die Verwaltung von Dateibearbeitungen und Kommentaren.

Häufig gestellte Fragen

Was werde ich in diesem Kurs lernen?

Sie lernen, wie Sie Dateien und Ordner mit bestimmten Personen oder mit einem Link freigeben, wie Sie ein Ablaufdatum für einen Link festlegen und wie Sie im Menü Freigabe navigieren. Es behandelt auch das Einrichten von Optionen für die Freigabe mit Einzelpersonen und Gruppen innerhalb Ihrer Organisation, die gemeinsame Erstellung von Dateien und das Arbeiten mit Dateiversionen.

Behandelt dieser Kurs den Dateiversionsverlauf?

Ja. Der Kurs behandelt das Identifizieren des Versionsverlaufs einer Datei und erklärt, dass das Nachverfolgen von Dateiversionen während der Arbeit an dem gleichen Dokument im Menü Versionsverlauf des Online-Browsers von OneDrive verwaltet werden kann und dass eine frühere Dateiversdion wiederhergestellt werden kann.

Was ist die gemeinsame Erstellung in OneDrive?

Die gemeinsame Erstellung eines Dokuments bedeutet, dass Sie Kommentare und Änderungen freigeben können, was effiziente Bearbeitung und Kommunikationen bezüglich des Dokuments ermöglicht. Der Kurs beschreibt den Prozess für die gemeinsame Erstellung von Dateien und den Bearbeitungs- und Zusammenarbeitszyklus für freigegebene Dateien.

Welche Themen sind in den Lektionen enthalten?

Die Lektionen behandeln das Freigeben von Dateien und Ordnern in OneDrive; Gemeinsame Erstellung und Freigabe von Dateiversionen in OneDrive; und das Freigeben von Ordnern, Beenden der Freigabe und Anzeigen von Anhangoptionen.

Auf welche Fähigkeiten konzentriert sich dieser Kurs?

Der Kurs konzentriert sich auf Dateifreigabe, Microsoft 365, Microsoft Office 365, Microsoft OneDrive, OneDrive for Business und Freigabeberechtigungen.